Les conseils pour organiser un événement professionnel

Que vous soyez à votre compte ou employé il se peut qu’un jour vous vous trouviez en charge d’organiser un événement professionnel.

Du petit événement pour quelques collègues à l’événement interentreprises il pourra être nécessaire de privatiser un lieu.

Afterwork de fin d’été au Mercure Hotel de La Rochelle
Photo ©Sylvie Curty

Les premiers conseils pour organiser un événement professionnel à La Rochelle

Vérifier l’agenda rochelais !

Selon les personnes que vous voulez cibler l’un de mes conseils est de vérifier l’agenda de votre ville. A La Rochelle comme toute ville active, les événements ne manquent pas. Si vous vous adressez par exemple à des chefs d’entreprise, il sera utile de vérifier que votre événement ne va pas se télescoper avec d’autres qui peuvent mobiliser l’attention des mêmes personnes.

Cela peut être d’autant plus dramatique si vous comptez sur cet événement pour établir de nouvelles connexions professionnelles ou atteindre votre clientèle cible.

De même il sera bien inutile de programmer votre événement à La Rochelle le jour du Marathon de La Rochelle ou pendant les Francofolies.

Question de bon sens …

Pour connaitre l’agenda rochelais :

Faites un rétro planning

Plus l’événement est complexe plus la logistique sera lourde et ne se cantonnera pas à simplement réserver une salle de séminaire libre à La Rochelle.

Si vous avez des besoins en communication spécifique pour assurer la visibilité, planifier les différentes actions sera également primordial.

Pour ma part j’utilise beaucoup la communication sur les réseaux sociaux avec des vidéos.

Je ne suis pas une spécialiste en organisation événements professionnels aussi j’ai sollicité Solenne Baud, chargée d’affaire des hôtels Mercure et Novotel de La Rochelle et d’Angoulême de partager son top five de conseils.

5 conseils d’une spécialiste

Solenne
Solenne Baud au restaurant panoramique du Mercure Hotel.
Photo ©Amanda Bronscheer 2019

Solenne a l’habitude de créer aussi bien des événements privés que d’entreprise avec Elisabeth la directrice du Mercure Hotel ou Alexandra Leduc Cargée de clientèle du Novotel. Dans les deux lieux mes apéros pour les Rochelaises Connectées ont été de très belles soirées grâce à elles et leur équipe.

Voilà donc ses conseils !

1. Quelles attentes, quels objectifs ?

Cerner tout d’abord les attentes réelles et l’objectif de l’évènement pour en définir les contours et formats exacts.

Il est important de ne pas se trouver en décalage et que le message transmis soit en adéquation avec vos valeurs et celles des invités ou participants

2. Définir le budget pour l’évènement

Cela facilitera l’organisation et les limites de celui-ci.

3. Elaborer un rétro planning et les actions à réaliser AVANT, PENDANT et APRES

Outre le jour J, l’avant et après restent essentiels pour un évènement réussi Ce sera une invitation envoyée au bon moment, relance impérative, les remerciement après l’évènement…

4. Se différencier des autres pour marquer les esprits

Trouver un format qui change, un prestataire nouveau …

5. L’authenticité est essentielle.

Rester soi-même garanti un évènement qui vous ressemble et dans lequel vous êtes à l’aise !

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Catégories : Amazing, La Rochelle

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